Блог

Атоматизация графиков расписания для ВкусВилл

Материальная мотивация уже не способна закрыть все потребности современного сотрудника. Ему важно быть вовлеченным в процессы, цели компании и разделять ценности. Сотрудник становится продуктивным и выше ценит взаимоотношения с предприятием, когда он понимает свою роль в бизнес-процессах компании и осознает собственный вклад в ее развитие. Такой сотрудник становится амбассадором компании — рекомендуют ее знакомым и друзьям. Так складывается сильный HR-бренд компании, в которой хотят работать. Это помогает оперативнее закрывать вакансии и сокращать текучесть кадров.

Одним из ключевых элементов корпоративной культуры компании становится мобильное приложение для сотрудников. Это явление уже обеспечивает конкурентоспособность для разного бизнеса, влияет на производительность труда: с помощью приложения сотрудники решают рабочие вопросы, хранят нужную информацию, ведут задачи, обмениваются данными с коллегами и могут полноценно выполнять обязанности, даже в условиях удаленной работы.

В этой статье мы приведем в пример кейс использования российского приложения Ally для линейного персонала “ВкусВилл”. Кураторы курьеров и старшие-продавцы, линейные сотрудники уже стали активными пользователями HR-платформы Ally, а компания сокращает издержки и направляет средства на улучшение условий работы для сотрудников.

Зачем курьерам приложение


Во многом сеть «ВкусВилл» — ориентир для других представителей ритейла. IT-команды компании в сотрудничестве с разработчиками и интеграторами регулярно внедряют новые технологии и оптимизируют процессы. А партнеры «ВкусВилл» отмечают их экспертизу, стремление ориентироваться на потребности клиентов и создание благоприятных условий для работы своих сотрудников. И последнее не часто встречается на российском рынке труда.

«ВкусВилл» активно масштабировался десять лет подряд параллельно с увеличением спроса на услуги доставки в стране. Поэтому в компании возросла потребность в услугах курьеров. Для выполнения большинства операционных HR-задач “ВкусВилл” пользовался сервисами на базе 1С. Но привычные сервисы оказались недостаточно гибкими для работы с курьерами, так как большинство из них самозанятые. Также не упрощало задачу и то, что курьеры самостоятельно составляют собственное рабочее расписание. Важно правильно оркестровать их труд. Здесь не последнюю роль играет качественная визуализация состояний и отклонений.

Так внедрение платформы и мобильного приложение для оптимизации работы курьеров стало серьезным этапом в развитии процессов HR и переросло в проект “МС Персонал”. Нужно было привлечь к реализации этого проекта подходящих экспертов.

Главным претендентом стала компания “Ally”. Их приложение предоставляет партнерам готовое решение, которое помогает закрыть потребности компаний в сферах HoReCa и Retail. Главным их преимуществом оказалась гибкость. В основе платформы лежит no-code конструктор, и это позволяет добавлять и менять функционал в зависимости от целей заказчика. Представителей “ВкусВилл” гибкость продукта и широкие возможности для интеграции и доработок, поэтому среди 16 компаний-претендентов они выбрали российскую HR-платформу “Ally”. Важно было собрать сильную, компетеную, автономную команду внедрения. Кроме сотрудников “Ally” в нее вошли несколько лучших сотрудников из “Автомакон”, основного системного интегратора ВкусВилл, и лучшие сотрудники команды Технологии самого “ВкусВилла”.

Как достигается мобильность


Создатели приложения “Ally” понимают боли и разделяют потребности бизнеса разных отраслей: создание расписания работы с учетом различных факторов, обеспечение контроля за деятельностью всех подразделений, оперативное получение обратной связи и сокращение издержек и повышение лояльности персонала.

“Ally” выросло в полноценного мобильного помощника из приложения, которое решало задачи конкретного предприятия, поэтому у команды была хорошая экспертиза в операционном управлении линейными сотрудниками. Приложение способно не только настроить гибкие расписания для десятка тысяч сотрудников с учетом потребностей бизнеса. Теперь “Ally” может провести новичка за руку в первые рабочие дни — объяснить устройство компании, обучить и помочь в дальнейшем развитии. Адаптация новых сотрудников превращается в увлекательную игру благодаря элементам геймификации. Сохранить качество сервиса становится проще благодаря чек-листам и базе знаний, которые доступны в мобильном приложении. В нем же сотрудники предлагают идеи по улучшению бизнес-процессов и участвуют в составлении графика работы.

Команды “Ally” и “Автомакон” за две недели (!) интегрировали и доработали для Последней мили (собственной курьерской доставки) решение, которые полностью отвечает процессами, требованиям и принципам “ВкусВилл”. Они успели протестировать гипотезы для улучшений, поэтому функционал приложения дополнялся и изменялся под запросы заказчика в процессе внедрения. Например, во время проекта команды разработали трекинг, который позволяет кураторам выстраивать взаимодействие с курьерами, следить за объемом заказов и оперативно давать обратную связь. Это позволяет обеспечивать адекватную нагрузку на каждого курьера.

В результате


Линейные сотрудники и их руководители пользуются мобильным приложением Ally на устройствах с ОС iOS и Android в Последней миле и Рознице. Качественная визуализация помогает составлять график с учетом требований бизнеса и пожеланий сотрудников и устранять конфликты в графиках. В приложение добавлены биржи смен и подработок. Табель интегрируется с 1С-ФИН и 1С-ЗУП, доступно ведение плана отпусков. Это позволяет переадресовывать задачи и передавать права на время болезни или отпуска сотрудника. Сотрудникам удобно работать с источниками факта: биометрия, геолокация в приложении, отметка бейждем и т.д.

Кураторы доставки и лидеры команд магазинов говорят о исключительно добрых эмоциях в работе с продуктом. Ожидается, что нагрузка на руководителей и издержки снизятся на порядок.

Вторым этапом внедрение приложения станет развитие машинного обучения для работы с расписаниями. В ближайшем будущем в приложении к сотрудники Розницы (продавцы, комплектовщики, работники торгового зала и др.) и Последней мили добавятся специалисты горячей линии для автоматизации и оптимизации своих графиков.

Заключение


Согласно предположениям аналитиков IDC, «цифровая трансформация» ускоряется, и расходы на ее обеспечение продолжают расти, ожидается, что к 2023 они составят около 2,3 трлн долларов. Компаниям важно интегрировать в работу мобильные приложения для клиентов и сотрудников, если их лидеры заинтересованы в развитии бизнеса. Предоставление сервиса высокого качества невозможно без удовлетворения потребностей персонала. При масштабировании компании важно оптимизировать взаимодействие сотрудников с руководством и наладить управление бизнес-процессами.

Мобильное приложение сокращает время на выполнение задач и расходы на достижение поставленных целей. Корпоративная мобильность — ключевая часть успешных бизнес-стратегий. Компании могут правильно организовать деятельность всех подразделений с учетом новых реалий бизнеса благодаря грамотно разработанной корпоративному HR-платформе и мобильному приложению для сотрудников компании.