Блог

Почему приложение для контроля расписания персонала всегда хорошая идея

В современном ритейле стала популярной мысль, что невозможен качественный сервис для покупателя без качественного сервиса для сотрудника. В навязшей в зубах цифровизации все же есть потенциал для выстраивания эффективных процессов. Именно он теперь решает, кто останется и получит рынок, а кто уйдет. Поэтому все сложнее тем, кто разделяет технологии и бизнес. Тем, кто пока не осознает, что инструменты линейного сотрудника - это уже не только тележка для сбора заказа и термосумка, но и мобильные устройства и сервисы. 

В этой статье мы поделимся опытом внедрения hr-платформы и мобильного приложения, которые команды ВкусВилл, Автомакона и Элли Софт внедрили в начале года в Последней мили, а теперь масштабируют на всю розницу.

Разработанные алгоритмы могут справиться не только с настройкой гибкого графика выходов штатного персонала, но и ранжировать отправку заявок в аутсорсинговые компании с учетом рейтинга сотрудников, оркестровать выходы самозанятых курьеров. Также они сокращают ФОТ за счет более гибких механик начисления, сокращения работы с аутсорсингом, оптимизации выходов сотрудников и самозанятых.

При настройке расписания для линейного персонала менеджмент компании сталкивается с множеством трудностей. Они связаны с необходимостью вести базу данных разных групп сотрудников в разных источниках, недостатку удобного интерфейса, который был бы заточен под эту задачу. Трудозатраты Помощников, Лидеров и Кураторов при работе с расписаниями сотрудников и самозанятых заметно сокращаются благодаря мобильному приложению, удобным инструментам редактирования и единому окну расписания для всех сотрудников торговой точки (вне зависимости от юридической формы сотрудничества с ним). Эти функции прибавляют им мобильности, оставляют время и простор для работы с командами, для построения отношений на базе ценностей компании. Важно, чтобы ручные операции остались только там, где участие человека может  принести в процесс добавленную ценность.

Качественная визуализация, алгоритмы и правильно построенное взаимодействие на платформе помогают в сложных ситуациях. К примеру, при выявлении серьезных расхождений факта выхода и планов. Но самым важным результатом внедрения более экспертных графиков мы можем выделить повышения качества обслуживания клиентов. Это обусловлено функцией регулирования графика мягкими и жесткими ограничениями при его построении, которая позволяет закрывать потребность в кадрах силами собственных сотрудников или максимально компетентных сотрудников аутсорсинга и отслеживать их своевременный отдых. 

После изучения двух десятков решений на рынке команда ВкусВилл пришла к петербургскому стартапу Ally, у которого к этому моменту не было ни отдела продаж, ни маркетинговой концепции. Но у него была проработанная hr-платформа с мобильным приложением, которым пользовались полторы сотни петербургских пекарен. Вопрос адаптации платформы ритейлу решился легко и быстро. Оказалось, что процессы сетевой пекарни и сетевого городского формата магазина очень похожа. А гибкий, современный, безотказный промышленный стек технологии мог легко интегрироваться в существующую экосистему ВкусВилл и неограниченно масштабироваться.

Нужна была сильная, кросс-функциональная автономная совместная команда для внедрения. Ее набрали из сотрудников Автомакона (это основной системный интегратор ВкусВилл), команды Технологии самого ВкусВилл и ребят из Ally.

За две недели команда справилась с интеграцией в Последнюю милю (подразделение собственной курьерской доставки). Первый отзыв заставил  который получили от куратора курьеров был: “От использования Элли только положительные эмоции”. Все выдохнули и принялись за развертывание в Рознице. На первый этап решили развернуть самый базовый функционал: 
  • ведение графиков выходов всех сотрудников в одном окне;
  • качественная визуализация отклонений факта от плана;
  • инструмент ручной корректировки и подтверждения факта;
  • трекинг простоев: для Сборщиков в Дарксторах и Курьеров в Последней мили; 
  • возможность оставлять комментарии для сотрудника и задачи на смену; интеграция с начислением оплаты в 1С;
  • доступ к платформе вне офиса + мобильное приложение со своим расписанием и расписанием сотрудников;
  • учет жестких и мягкий ограничений - платформа помогает лидеру торговой точки составлять расписания без ошибок;

  • персональные новости в мобильном приложении (с разделением по ролям и подразделениям);

  • настройка прав для разных ролей;

  • гибкие чек-листы и опросы в мобильном приложении;

  • история смены магазина или должности: можно посмотреть графики по каждому сотруднику вне завимости от того в какой должности и в каком месте он работал в разное время;

  • планирование отпуска и отметки невыхода с документальным подтверждением из ЗУП; ведение расписаний сотрудников аутсорсинга.

Всю логику машинного обучения для решения задач согласования потребностей торговой точки и пожеланий ее сотрудников, биржу смен, внешний интерфейс для подключения источников аутсорсинга и интеграцию с iSpring оставили на второй этап внедрения. Хотя многих напрягал существующий чат на несколько тысяч человек для поиска срочной замены сотрудника и для подработки внутри сети. Туда же включили гибкие чек-листы и опросы 360. Они позволяют команде торговой точке через через мобильное приложение дать оценку сотрудникам аутсорсинга, которые выходят на помощь в магазины и гибкие чек-листы с постановкой задач. 


Эволюционная цель продукта в том, чтобы помочь линейным сотрудникам победить страх и рутину в рабочих процессах и взять ответственность за себя. Для этого важно, чтобы алгоритмы задавали стандарты и на любом уровне помогали решать “экспертные задачи”. На примере работы с расписаниями линейных сотрудников - это выглядит так. Команда могла бы найти подмену заболевшему сотруднику, но для этого ей надо через “старшего” обратиться к “старшим” других команд, чтобы они экспертно решили эту проблему. Алгоритм, который проверяет, у каких сотрудников в этот день выходной, сверяет их компетенции, с искомыми, подбирает удобную локацию способен спустить эту задачу на уровень команды или даже самого заболевшего сотрудника, сделав их самых “экспертами” по самостоятельному решению этой проблемы.

Кажется, что так линейные сотрудники смогут стать более творческими, стать менее похожими на машины, которые затыкают дыры в недостаточно автоматизированных процессах. Как мы и писали выше, процессы должны быть автоматизированы везде, где не может быть добавленной ценности от включенности человека. Конечно, в том случае, если бизнес стремится оказывать качественный сервис. Например, в обслуживании приятно общаться с официантом или продавцом, который чувствует себя радушным “хозяином дома” и принимает гостей. Если голова этого официанта преимущественно занята рутиной, и он чувствует себя жертвой обстоятельств, то “гостю” будет приятнее общаться с киоском-самообслуживания.

Как Ally помогает в достижении самостоятельности и почему это важно. Мы считаем, что 100% самостоятельности = 100% выбора = 100% свободы. Конечно, такой уровень пока не достижим в работе наемного сотрудника. Возможно, этим голодом по свободе и обусловлен растущий во всем мире сектор самозанятых. Их доля и потенциал стали заметными для государственного аппарата, заставляя вводить в законодательство соответствующие нормы. 

Во многом благодаря тому, что все три элемента этого уравнения являются основополагающими ценностями компании ВкусВиилл, их покупатели верят его культуре и идеям, рассказывают о них друзьям, коллегам, родственникам, становясь амбассадорами компании. При этом десятки тысяч вовлеченных сотрудников и партнеров разделяют дух самостоятельности и ответственности становятся такими же посланниками среди ищущих работу знакомых. 

Спасибо ВВ, что готовы поддержать 






Еще  мысли. Даже, когда Вы предприниматель Вам знакома позиция жертвы, 


 в процессах, передав больше выбора, а вместе с ним и ответственности за себя линейным сотрудникам.


сетевым компаниям