В этой статье мы поделимся опытом внедрения в Последнюю Милю и масштабирования на всю Розницу HR-платформы и мобильного приложения командами ВкусВилл, Автомакона и Ally в начале года.
При настройке расписания для линейного персонала менеджмент компании сталкивается с множеством трудностей. Они связаны с необходимостью вести базу данных разных групп сотрудников в разных источниках, недостатку удобного интерфейса, который был бы заточен под эту задачу.
После изучения двух десятков решений на рынке команда ВкусВилл пришла к петербургскому стартапу Ally. У него к этому моменту не было отдела продаж и маркетинговой концепции. Но у него была проработанная hr-платформа с мобильным приложением, которым пользовались полторы сотни петербургских пекарен.
Вопрос адаптации платформы ритейлу решился легко и быстро. Оказалось, что процессы сетевой пекарни и сетевого городского формата магазина очень похожа. А гибкий, современный, безотказный промышленный стек технологии мог легко интегрироваться в существующую экосистему ВкусВилл и неограниченно масштабироваться.
Нужна была сильная, кросс-функциональная команда для внедрения. В нее вошли сотрудники Автомакона (это основной системный интегратор ВкусВилл), команда Технологии самого ВкусВилл и эксперты из Ally.
За две недели команда справилась с интеграцией в Последнюю милю (подразделение собственной курьерской доставки). Первый отзыв который команда получила от куратора курьеров был: “От использования Ally только положительные эмоции”. Услышав это, все выдохнули и принялись за развертывание в Рознице. На первый этап решили развернуть самый базовый функционал:
- ведение графиков выходов всех сотрудников в одном окне;
- качественная визуализация отклонений факта от плана;
- инструмент ручной корректировки и подтверждения факта;
- трекинг простоев: для Сборщиков в Дарксторах и Курьеров в Последней мили;
- возможность оставлять комментарии для сотрудника и задачи на смену; интеграция с начислением оплаты в 1С;
- доступ к платформе вне офиса + мобильное приложение со своим расписанием и расписанием сотрудников;
- учет жестких и мягкий ограничений - платформа помогает лидеру торговой точки составлять расписания без ошибок;
- персональные новости в мобильном приложении (с разделением по ролям и подразделениям);
- настройка прав для разных ролей;
- гибкие чек-листы и опросы в мобильном приложении;
- история смены магазина или должности: можно посмотреть графики по каждому сотруднику вне завимости от того в какой должности и в каком месте он работал в разное время;
- планирование отпуска и отметки невыхода с документальным подтверждением из ЗУП; ведение расписаний сотрудников аутсорсинга.
Многих напрягал существующий чат на несколько тысяч человек для поиска срочной замены сотрудника и для подработки внутри сети. Но всю логику машинного обучения для решения задач согласования потребностей торговой точки и пожеланий ее сотрудников, биржу смен, внешний интерфейс для подключения источников аутсорсинга и интеграцию с iSpring оставили на второй этап внедрения. Туда же включили гибкие чек-листы и опросы 360. Они позволяют команде торговой точки через через мобильное приложение дать оценку сотрудникам аутсорсинга, которые выходят на помощь в магазины и гибкие чек-листы с постановкой задач.
Трудозатраты при работе с расписаниями сотрудников и самозанятых заметно сокращаются благодаря мобильному приложению, удобным инструментам редактирования и единому окну расписания для всех сотрудников торговой точки (вне зависимости от юридической формы сотрудничества с ним). Эти функции прибавляют им мобильности, оставляют время и простор для работы с командами, для построения отношений на базе ценностей компании. Важно, чтобы ручные операции остались только там, где участие человека может принести в процесс добавленную ценность.
Разработанные алгоритмы могут справиться не только с настройкой гибкого графика выходов штатного персонала, но и ранжировать отправку заявок в аутсорсинговые компании с учетом рейтинга сотрудников, оркестровать выходы самозанятых курьеров. Также они сокращают ФОТ за счет более гибких механик начисления, сокращения работы с аутсорсингом, оптимизации выходов сотрудников и самозанятых.
Качественная визуализация и правильно построенное взаимодействие на платформе помогают в сложных ситуациях. К примеру, при выявлении серьезных расхождений факта выхода и планов. Но самым важным результатом внедрения более экспертных графиков мы можем выделить повышения качества обслуживания клиентов. Это произошло благодаря функции регулирования графика мягкими и жесткими ограничениями при его построении. Новая система работы графиков позволила закрывать потребность в кадрах силами собственных сотрудников или максимально компетентных сотрудников аутсорсинга и отслеживать их своевременный отдых.
Эволюционная цель продукта в том, чтобы помочь линейным сотрудникам победить страх и рутину в рабочих процессах и взять ответственность за себя. Для этого важно, чтобы алгоритмы задавали стандарты и на любом уровне помогали решать “экспертные задачи”.
На примере работы с расписаниями линейных сотрудников - это выглядит так. Команда могла бы найти подмену заболевшему сотруднику, но для этого ей надо через “старшего” обратиться к “старшим” других команд, чтобы они экспертно решили эту проблему. Алгоритм, который проверяет, у каких сотрудников в этот день выходной, сверяет их компетенции, с искомыми, подбирает удобную локацию способен спустить эту задачу на уровень команды или даже самого заболевшего сотрудника, сделав их самых “экспертами” по самостоятельному решению этой проблемы.
Кажется, что так линейные сотрудники смогут стать более творческими, стать менее похожими на машины, которые затыкают дыры в недостаточно автоматизированных процессах, смогут приносить больше пользы бизнесу.
В ресторане приятно общаться с официантом, который чувствует себя радушным “хозяином дома” и принимает гостей. Если голова этого официанта преимущественно занята рутиной, и он чувствует себя жертвой обстоятельств, то “гостю” будет приятнее общаться с киоском-самообслуживания. Если бизнес стремится оказывать качественный сервис, то важно автоматизировать все процессы, которые не может улучшить человек своим участием.
Мы считаем, что 100% самостоятельности = 100% выбора = 100% свободы, а эти понятия неотделимы друг от друга. Все три элемента этого уравнения являются основополагающими ценностями компании Вкусвилл. Поэтому их покупатели верят его культуре и идеям, рассказывают о них друзьям, коллегам, родственникам, становясь амбассадорами компании. При этом десятки тысяч вовлеченных сотрудников и партнеров разделяют дух самостоятельности и ответственности становятся такими же посланниками среди ищущих работу знакомых.
Рост в экономике сектора самозанятых, который заставляет государственный аппарат вводить соответствующие нормы, является одним из отражений растущего желания людей иметь свой выбор, получить больше свободы и нести свою ответственность за нее.
Конечно, абсолютная свобода пока не достижима в работе наемного сотрудника. Но с помощью продукта Ally самостоятельности в работе линейных сотрудников может стать немного больше.