Недавно завершился конкурс для старших продавцов и старших кассиров-комплектовщиков «Архитектор системы». Конкурс был организован совместными усилиями команд ВкусВилл и Элли Софт (сервиса для автоматизации графиков). Уникальный конкурс-тренинг-кастдев перерос в кейс по обучению и мотивации управленцев, повышению продуктивности команд и улучшению процессов. Делимся основными инсайтами для бизнеса и впечатлениями сотрудников.
В апреле 2025 года команда Элли предложила московскому подразделению сети ВкусВилл провести нестандартный кастдев платформы для расписаний в формате конкурса по созданию человечных и эффективных графиков.
Главная проблема графиков в том, что они часто строятся в отрыве от реальности. Не учитывают запросы сотрудников, форс-мажоры и живую динамику торговой точки. Это одновременно приводит к сбоям в работе и мешает расти основным экономическим показателям точек, а люди ищут подработки и выгорают.
Конкурс позволил команде Элли Софт найти возможности для улучшения предиктивной аналитики, чтобы повысить точность графиков. И собрать идеи, как сделать сервис еще человечнее и ближе к реалиям работы точек.
А команда ВкусВилл использовала конкурс как внутреннее полевое исследование и как тренинг для управленческого роста сотрудников.
Как это было
Участниками конкурса «Архитектор системы» стали старшие кассиры-комплектовщики, старшие продавцы и лидеры торговых точек. Всего было 272 участника, 20% приняли участие в финальном турнире. Сотрудники соревновались в устойчивости и эффективности графиков, построенных ими в системе Элли Софт. Нужно было добиться максимальной продуктивности, устойчивости при форс-мажорах и избежать при этом выгорания сотрудников за счет предсказуемости расписания, гибкости и учета пожеланий.
Конкурс длился с апреля по июнь 2025 года и включал три этапа.
Этап 1. Построение системы
Подготовительная неделя конкурса прошла онлайн с 21 по 27 апреля. СКК и СП ВкусВилл составляли графики на следующий рабочий месяц, опираясь на вводные по своей торговой точке (штат сотрудников, часы, пожелания и прогноз загрузки).
Уже на этом этапе каждый участник получил обратную связь от системы Элли и рекомендации по улучшению расписания.
Это позволило управленцам увидеть сильные и слабые стороны своего планирования.
Этап 2. Тест на устойчивость и гибкость
Весь май графики работали в реальных условиях. Их можно было корректировать, но каждое изменение нужно было зафиксировать и пояснить.
Главная задача этого этапа — проверить гибкость расписаний. Работают ли они в условиях хаоса, майских праздников и скачков загрузки.
Раз в неделю публиковался промежуточный рейтинг участников — это помогало сохранить азарт и мотивацию.
Этап 3. Турнир
Финал конкурса прошел в оффлайн-формате. За 45 минут участники должны были разработать устойчивую систему на основе хаотичных вводных (уже знакомых и неожиданных).
Далее была короткая защита, на которой участники поясняли:
почему выбрали те или иные решения на 1 и 2 этапах,
как они учитывали интересы бизнеса и команды,
что бы сделали по-другому, имея больше времени (на 3 этапе).
Так финальный турнир стал еще и своего рода тренингом для управленцев: участники анализировали свои решения, слушали советы и вдохновлялись.
Как оценивали участников
Для оценки решений участников использовались конкретные оцифрованные метрики с четкими формулами и коэффициентами приоритета для сложения в едином рейтинге. На первых двух этапах это были:
Продуктивность
Переработки сотрудников
Корректировки графиков
Окна возможностей (незаполненные часы, которые можно использовать)
Соблюдение прогноза нагрузки
Средний заработок сотрудников в час
Заполнение желаемого графика сотрудниками и его соблюдение
Уровень удовлетворенности сотрудников графиком
Количество изменений графика
На финальной защите оценивался уже не столько сам график, сколько подход участника к работе с расписанием в целом.
Такая система оценивания мотивировала участников максимально погрузиться в процесс и отрефлексировать его. А заодно давала ценные инсайты и бизнесу, и разработчикам системы.