Оптимизация управления персоналом лишь на первый взгляд может показаться проблемой второстепенной важности. В случае, когда она упущена из виду, в работе организации могут возникнуть серьезные трудности: ошибки в расчетах, значительные потери временных ресурсов. Наиболее фатальным сценарием может стать банкротство. Эффективным инструментом предупреждения возможных проблем является внедрение WFM-системы. Это решение, которое уже активно используется зарубежными организациями, а сейчас становится все более востребованным и в пространстве отечественного рынка. В настоящем обзоре будет рассмотрено, что представляет собой данная методология, в каких отраслях она используется, а также в чем состоят ее главные преимущества.
Что такое WFM
WFM — это современное решение, предназначенное для планирования, оптимизации, а также учета рабочего времени каждого сотрудника организации. Аббревиатура WFM расшифровывается как Workforce Management. Система является частью общей системы управления персоналом на предприятии (HRM). В результате ее внедрения достигается возможность повышения рентабельности бизнеса.
Где используется WFM
Система может применяться в любой сфере — ритейле, производстве и других областях. В розничной торговле она используется особенно часто, так как здесь вопрос о составлении корректного графика работы обладает особенно острой актуальностью. Те решения, которые предоставляет система, легко адаптируются под особенности организации, ее условия и требования работы. Программное обеспечение может применяться, например, для оптимизации работы клиентских отделов, call-центров, отделов по управлению персоналом.
Зачем нужна WFM-система
WFM — это эффективный и надежный инструмент, при помощи которого достигается возможность планирования загрузки и формирования рабочего расписания. График создается с учетом ряда важных критериев, определяемых менеджером. Среди них — тип выполняемых задач; объем работы, подлежащий выполнению; компетенции сотрудников и прочие аспекты. Обозреваемая система значительно упрощает жизнь управленца. С ее помощью осуществляется мониторинг работы сотрудников, своевременно создается расписание с учетом чередования смен. Руководитель наглядно видит детальную и исчерпывающую информацию касаемо фактических приходов и уходов сотрудников. В удобной форме доступны данные о ходе выполнения производственных задач. При помощи решения эффективно решаются проблемные моменты в рабочих процессах — например, нехватка сотрудников или же, напротив, их избыток; очередь клиентов на кассах. Система помогает адекватно оценить уровень сервиса и сформировать план продаж. Немаловажной функцией Workforce Management выступает и эффективное планирование потребности в персонале. Благодаря обозреваемому решению достигается высокая точность планирования численности ресурсов. Это делает управление персоналом на предприятии более прозрачным. WFM-система позволяет повысить эффективность таких процессов, как:
Управление человеческими ресурсами.
Прогнозирование клиентского потока и необходимой численности персонала.
Расчет численности персонала.
Учет и контроль рабочего времени, выходов и уходов со смены.
Составление графиков работы, формирование учетных табелей.
Подготовка четкой и достоверной информации, необходимой для расчета заработной платы. Система учитывает актуальную для каждой должности ставку, учитывает реально отработанное время. Эти опции облегчают процесс начисления оплаты труда.
Анализ качества и производительности труда.
В системе производится постановка задач для каждого сотрудника, а затем — осуществляется контроль над их выполнением. Руководитель получает актуальные данные, необходимые для анализа бизнес-процессов и принятия более эффективных решений. Использование WFM способствует повышению проактивности подчиненных, их лояльности. Это достигается при помощи системы подачи заявок на изменение уже распределенных смен, наличии опции обмена сменами и других возможностей.
Какие преимущества даст внедрение WFM
Инвестиции в WFM-систему всегда с лихвой окупают себя. Они позволяют:
Оптимально укомплектовать штат в соответствии с теми потребностями, которые имеются у организации. С ее помощью можно сократить число ненужного персонала; более эффективно использовать навыки и профессиональные компетенции имеющихся сотрудников.
Сократить издержки ненужной рабочей силы, привести планирование числа сотрудников в соответствии с прогнозируемыми объемами работы.
Достичь более строгого соблюдения графиков.
Снизить планку сверхурочных расходов. Благодаря такому инструменту, как WFM, руководитель получает данные относительно сверхурочной работы в режиме реального времени.
Кроме того, достигается и такая цель, как снижение усталости работников. Планирование расписаний становится более гибким. WFM-система позволяет комбинировать распределение нагрузки и самостоятельное составление графиков членами команды. Это повышает мотивацию работников, позволяет им достичь большей удовлетворенности трудом. Благодаря этому число прогулов и общая кадровая текучесть понижаются.