Что такое система управления персоналом?

Понятие «управление персоналом» нередко звучит в современных бизнес-кругах, но его трактовка не всегда верна. Сегодня поговорим о том, что на самом деле стоит за данным термином, в чем заключаются современные технологии и фундаментальные принципы в данной сфере. В настоящем обзоре будет рассмотрено, что требуется для внедрения эффективного HR-менеджмента, и какова роль инструментов автоматизации в данном процессе.

Система управления персоналом. Определение

Согласно общепринятому представлению, термин «система управления персоналом» означает совокупность методов, направленных на управление сотрудниками организации и достижение актуальных задач в соответствии с заранее установленной планкой результатов.
Благодаря сформированной системе в данной области формируются позитивные, благоприятные условия для работы и реализации бизнес-целей компании. Кроме того, сотрудники также получают возможность реализовать собственное мастерство. Их мотивация и вклад в достижение целей компании повышаются.
Оптимальным методологическим инструментом в настоящее время является системный подход — как показывает практика, именно он позволяет достичь максимальной эффективности. Данный методический принцип лежит в основе системы WFM (аббревиатура расшифровывается как Workforce Management System). Эта система направлена на оптимизацию процессов и их последовательных этапов, в процессе внедрения которых осуществляется управление персоналом.
В том случае, когда система внедряется успешно, происходит запуск перечисленных процессов. Облегчается, например, сбор данных, осуществляемый в режиме реального времени. Последующий анализ полученных данных также автоматизируется — следовательно, он упрощается и становится более точным.
Чтобы добиться максимальной эффективности системы, следует построить и реализовать несколько важных шагов. Эти шаги выполняют роль звеньев, связывающих ключевые аспекты системы управления персоналом.
Перед тем, как рассмотреть особенности конкретных шагов, уделим внимание тому, что именно рассматривается в качестве процесса в настоящем контексте.

Что такое процессы управления персоналом

Говоря о термине «процесс» в сфере HR, под ним обычно понимают определенное действие либо операцию, направленные на повышение продуктивности сотрудников и/или мониторинг их деятельности.
Кадры выступают в роли наиболее ценного ресурса в любой организации; их роль в процессе достижения бизнес-целей нередко оказывается определяющей. В силу этого стратегическое планирование в бизнесе всегда должно гарантировать качественный отбор персонала. При этом сотрудники на каждой позиции должны обладать всеми компетенциями, необходимыми для решения поставленных задач.
Далее будет рассмотрено, какие процессы включены в систему WFM. Необходимо отметить, что внедрение различных аспектов в разработку системы управления персоналом должно осуществляться на основе принципа последовательности. Необходимо соблюдать определенный порядок, поскольку определенные процессы находятся в отношениях взаимозависимости. Чтобы приступить к запуску очередного этапа, необходимо завершение предшествующего. Мы рассмотрим 5 важнейших процессов, которые являются неотъемлемыми в системе управления и играют роль базовых. Кроме них можно опционально добавлять и другие — те, что вы рассматриваете как необходимые в рамках вашего видения бизнеса.

Процесс № 1. Сбор данных

В фундаменте любого вида измерения лежит сбор данных. Если отсутствуют соответствующие данные, невозможно осуществить анализ производительности организации, провести сравнение эффективности отдельно взятых работников.
Простейший пример — учет рабочего времени. Благодаря данному виду измерения становится возможным:

Формирование точного прогноза для дальнейшей рабочей загрузки сотрудника.
При возникновении потребности — найм новых работников.
Повышение качества планирования и делегирования задач.

Процесс № 2. Прогноз рабочей нагрузки

Адекватная оценка текущего положения вещей возможна при соблюдении двух условий. Во-первых, когда руководитель имеет правильное представление об актуальных аспектах реализации своего проекта на каждом из этапов. И, во-вторых, когда он обладает данными относительно того вклада, который осуществляется сотрудниками в этот процесс. Актуальная оценка служит той основой, на базе которой осуществляется долгосрочное планирование. В свою очередь, его реализация позволяет эффективно достигать ежемесячных либо ежегодных целей организации.
В качестве одного из важнейших аспектов, связанных с прогнозированием, выступает потенциальная потребность в найме новых работников, усилении актуальной рабочей силы. Благодаря реализации данного шага становится возможным:

Анализ данных из системы, в которой осуществляется мониторинг и учет отработанных часов.
Использование данных с целью более точного прогнозирования необходимой рабочей силы, потребность в которой может возникнуть в будущем.

Процесс № 3. Расчет потребности в персонале

Есть два основных аспекта работы сотрудников, к которым относятся требования к персоналу.

наличие компетенций;
время, необходимое для выполнения задачи.

Частый пример: результаты мониторинга могут продемонстрировать, что работники расходуют слишком много времени на реализацию своих задач, что в дальнейшем приводит к нарушению установленных сроков. Это может сигнализировать о необходимости найма большего числа работников, что позволило бы эффективнее справляться с производственными нагрузками в дальнейшем на основе сформированных ранее прогнозов.

Процесс № 4. Составление штатного расписания

Одной из движущих сил развития бизнеса выступает правильное формирование графика работников. Оно может сыграть роль драйвера для вашей организации — в особенности в том случае, когда сотрудники работают по две смены длительностью от 8 часов.
Люди обладают различным уровнем физиологической энергии, придерживаются разного образа жизни. На основе данных критериев принято выделять две группы — «жаворонки» и «совы». Иными словами, не существует строго заданного периода, в течение которого каждый работник мог бы чувствовать себя на волне продуктивности. Данная закономерность должна отражаться в графике, так как она напрямую влияет на продуктивность.
Несколько примеров, наглядно демонстрирующих эффективность планирования расписания и назначения рабочих задач на основе мониторинга времени:

Иван демонстрирует более высокие показатели качества и скорости труда во время утренних смен. В данной ситуации необходимо выставлять для него смены, которые приходятся на утренние часы. Уровень продуктивности и энергичности Ивана выше в данное время суток.
Мария демонстрирует более высокие результаты во время вечерних и ночных смен. Ее график стоит выстраивать с опорой на данное время суток, а иногда и привлекать к работе в ночные сферы. Объяснение состоит в том, что Мария относится к «совам», более продуктивным по ночам.

Необходимо заметить, что есть и особая группа людей, относящихся к промежуточной категории. Они демонстрируют больший уровень энергичности в середине дня. Эффективное распределение сотрудников согласно уровню энергичности позволяет напрямую влиять на продуктивность. Данный фактор следует принимать во внимание при составлении производственного расписания.

Процесс № 5. Оценивайте ежедневную производительность каждого сотрудника

Обычно руководители концентрируются на общей производственной картине. Представителям менеджмента тяжело отслеживать то, каким образом протекает каждодневная деятельность их подчиненных. Чтобы получать больше информации о персонале как руководители, так и сотрудники HR-отдела могут опираться на систему HR-менеджмента, которая позволяет адекватно оценить эффективность каждого работника.
На данном этапе оценивания полезно опираться на объем времени, затрачиваемый членами команды на выполнение определенного объема работы. Этот показатель позволяет ответить на несколько вопросов:

На самом ли деле данные сотрудники справляются с поставленными задачами на необходимом уровне?
Являются ли достигаемые персоналом результаты высокими?
Действительно ли новички в команде способствуют достижению больших результатов?

Преимущества управления персоналом с Ally Soft

Теперь, когда нами были проанализированы основные преимущества, достигаемые благодаря внедрению WFM-системы, можно уделить внимание подробностям процессов, связанных с HR-менеджментом. Нередко руководители рассматривают планирование и HR-менеджмент в качестве обычного инструмента, посредством которого производится расчет необходимой рабочей силы. Однако проанализированные выше аспекты позволяют увидеть, что такая система в действительности предоставляет намного более широкие возможности. Благодаря инструментам автоматизации появляется возможность преумножить эффективность имеющихся в системе HR преимуществ. Автоматизированные процессы также помогают и понизить или устранить риск ошибок, возникающих вследствие человеческого фактора.
Платформа Ally Soft предлагает эффективные решения в сфере автоматизации управления персоналом. Инструментарий от Ally Soft позволяет реализовать важные аспекты стратегического планирования, направленного на повышение эффективности рабочей силы. Это, в свою очередь, приводит к высокой степени рентабельности инвестированных средств. Кроме того, система Ally Soft позволяет автоматизировать составление графика, сэкономить время сотрудников менеджмента, а также учесть пожелания работников.
Иными словами, внедрение системы автоматизации от Ally Soft способствует росту организации с точки зрения ее производительности — а следовательно, и прибыли.

Обязанности менеджера по персоналу

Те лица, которые являются ответственными за процесс HR-управления, выполняют ряд обязанностей. Часто эти обязанности затрагивают не одну, а несколько сфер деятельности. Рассмотрим 7 основных групп, ответственность за которые нередко входит в круг обязанностей HR-менеджера:

Сфера управления процессами. Сотрудник формирует и выполняет необходимые цели и процедуры, являющиеся частью долгосрочного бизнес-планирования.
Сфера финансового менеджмента. Предполагает осуществление надзора за финансовыми процессами. В число этих процессов входят и те, что непосредственно связаны с конкретными проектами.
Контроль производства. Предполагает управление деятельностью, которая имеет отношение к производству товаров.
Контроль предоставления услуг. Менеджер выполняет функцию надзора за процессами, направленными на предоставление услуг.
Консультирование. Осуществление согласования с руководителями подразделений целей и их операциональных составляющих. Взаимодействие с членами команд для проведения консультаций.
Переговоры. Могут проводиться с клиентами, коллегами, партнерами. Во время проведения переговоров заключаются необходимые соглашения, утверждаются договоренности.
Менеджмент в сфере назначения. Предполагает деятельность, направленную на рекрутинг и последующее назначение руководителей подразделений, коллективов.

Если речь идет о малом предприятии, то часть перечисленных обязанностей обычно выполняется его владельцем. В организациях, принадлежащих среднему и крупному сегменту, данные обязанности реализуются HR-менеджерами.

Обязанности аналитика управления

персоналом

Сотрудники на данной должности обеспечивают реализацию еще более конкретизированных функций в сфере HR-менеджмента. Как правило, сфера их ответственности содержит следующие компоненты:

Работу над решением текущих проблем. Аналитик собирает информацию относительно актуальной проблемы, систематизирует ее и приходит к необходимым заключениям.
Обработка данных. Предполагает сбор данных в отношении отдельно взятой процедуры, а также ее последующую систематизацию.
Деятельность по оценке персонала. Направлена на получение более ясной картины в отношении определения того типа рабочей силы, который потребуется в дальнейшем.
Деятельность по оценке оборудования. Аналитик осуществляет полевые наблюдения за оборудованием. Он проводит оценку на месте и определяет, какое оборудование потребуется на производстве в дальнейшем.
Финансовая аналитика. Менеджер анализирует доходы и расходы, необходимые для приобретения оборудования и найма рабочей силы, а также ищет пути оптимизации в данной сфере.
Деятельность, направленная на поиск альтернативных, инновационных практик. Это может быть внедрение новых систем или приложений, которые могут внести улучшения.
Мониторинг реализуемых преобразований. Позволяет гарантировать соответствие внедряемых изменений планам и целям бизнеса.

В некоторых случаях в организациях предусматривается должность аналитика. Но при этом имеется возможность и нанять эксперта со стороны. При этом набор функций может отличаться в зависимости от конкретного специалиста и особенностей предлагаемого им контракта.

Эффективное программное обеспечение для управления персоналом

Если вам требуется эффективный инструмент для разработки качественного HR-менеджмента, первое, с чего можно начать — это системы для осуществления мониторинга. В современных условиях автоматизация всегда выступает лучшим решением в тех областях, где необходимо повысить эффективность производства, избавиться от ненужных повторяющихся задач и понизить риски человеческих ошибок в области учета.
Сегодняшний рынок предлагает немало различных программных продуктов, которые позволяют достичь этих целей, учитывая все то разнообразие задач, которое входит в комплексную систему HR-менеджмента. Далее мы проанализируем некоторые особенности такого программного обеспечения для того, чтобы вы могли ответить на вопрос — является ли оно необходимым для вашей организации?
Среди тех плюсов, которые приносит компании использование системы WFM, необходимо отметить:

Повышение эффективности на основе автоматизации однотипных задач.
Упрощение рутинных операций.
Повышение точности процессов, устранение возможных ошибок, которые могут возникать вследствие человеческого фактора.
Предоставление данных, имеющих ценность в аналитическом отношении.
Возможность получения ясной картины в отношении актуальной рабочей силы.

Контроль учета рабочего времени ваших сотрудников: как делать это законно и эффективно

Качественное программное обеспечение от Ally Soft поможет вам осуществлять точнейший мониторинг объема временных ресурсов, затрачиваемых вашими сотрудниками на те или иные проекты. Система WFM от Ally Soft производит сбор данных относительно особенностей выполнения необходимой задачи конкретным сотрудником. Это позволяет отыскать узкие места бизнес-процессов, а также добиться их оптимизации.
Полученные данные позволяют провести детальную аналитику, составить прогноз относительно нагрузки и потребности в персонале в будущем. Таким образом, решения относительного создания штатного расписания станут более эффективными, а учет производительности работников обретет большую степень точности, соответствия реальной ситуации.
Кроме возможностей мониторинга работы, Ally Soft позволяет следить за больничными, отпусками, а также выходными и отгулами. По каждой из этих категорий в системе легко сформировать отчет.
Подведем итог. Управление персоналом предполагает внедрение и реализацию процессов, которые помогают оптимизировать производительность каждого работника и тем самым приблизить достижение целей организации. Качественная система HR-менеджмента должна быть всеобъемлющей. Она позволяет учитывать каждую деталь — ведь в бизнесе нет мелочей. Система WFM в современных условиях жесткой конкуренции должна быть внедрена в каждой организации, для которой являются важными такие аспекты, как высокая производительность, удовлетворение потребностей клиентов и оптимизация бизнес-процессов.