Эксперимент от Элли Софт и ВкусВилл: конкурс для сотрудников на лучший график показал на реальных ситуациях, как автоматизация расписания влияет на людей и на метрики бизнеса.
Автоматизация — это не только про эффективность. Это еще и про людей
Мы постоянно улучшаем наши алгоритмы, тестируем точность прогноза и человечность расписаний. Поэтому нам крайне важно видеть, как сотрудники компаний используют платформу, видеть реальные ситуации из повседневной жизни бизнеса.
Чтобы проверить, как графики, построенные в Элли, ощущаются сотрудниками на местах, мы предложили команде ВкусВилл провести эксперимент — исследование в формате конкурса на лучший график.
Так появился конкурс «Архитектор системы». Его главной целью было на реальных ситуациях протестировать, насколько автоматизированные графики эффективны, устойчивы к внешним событиям и при этом человечны. Мы предложили выяснить это не через сухие опросы, в которых люди часто что-то недоговаривают, а через практику и реальную нагрузку.
Про конкурс: этапы, метрики и фокус внимания
Участниками стали старшие продавцы, старшие кассиры-комплектовщики и лидеры торговых точек. Всего 272 участника. Задача участников — построить график, который одновременно будет продуктивным для бизнеса, устойчивым к форс-мажорам и комфортным для людей.
Конкурс прошел в три этапа.
1. Построение системы: участники составляют график по вводным, получают обратную связь от системы Элли.
скрин с обратной связью
2. Тест на устойчивость: в течение месяца происходят события, сотрудники вносят изменения и обосновывают их.
3. Финал: проходит очный турнир с хаотичными данными и короткой защитой: как строили, почему, что бы поменяли.
Каждый этап проверяет не только результат, но и подход. А все критерии оценивания были направлены на исследование человечности и эффективности.
Вот какие критерии для оценки мы использовали
- Переработки и непредсказуемость — чтобы сотрудники не выгорали;
- Соблюдение пожеланий — чтобы график был не просто «приемлемым», а был удобным и повышал удовлетворенность сотрудников;
- Стабильность и качество корректировок — чтобы учитывать хаос, но не плодить его;
- Уровень удовлетворенности — чтобы видеть обратную связь от команды: нравится ли людям, как с ними работают,
- Связь с прогнозом и фактической загрузкой — чтобы опираться на данные, но не слепо следовать им;
- Средний заработок и продуктивность — чтобы отслеживать связь с метриками бизнеса.
А в финале больше оценивались стратегические и лидерские навыки самих участников: глубина анализа, уверенность, логика, выводы. Все для оценки управленца.
Что показал конкурс:
говорят сотрудники ВкусВилл
Эффективный график повышает основные бизнес-показатели и улучшает моральное состояние людей
Гибкость не противоречит стабильности и росту. Она создает для них подходящую опору. Когда учтены реальные потребности, люди работают дольше, продуктивнее и с меньшим напряжением.
График отражает сплоченность коллектива и отношения в команде
Эффективный и человечный график защищает от выгорания и повышает удовлетворенность
Система пожеланий, которая встроена в Элли, сработала не только как инструмент, но и как повод поговорить. Стало понятно, кто как хочет работать, у кого какая мотивация к работе. И график из жесткой системы, под которую надо подстраиваться, превратился в инструмент для реализации сотрудников, реализации их целей.
Инсайты команды Элли Софт
Мы наблюдали за процессом работы сотрудников с графиками, слушали их выступления в финале конкурса и дополнительно проводили личные интервью. За месяц мы собрали более 80 наблюдений и сгруппировали их в 11 основных идей для разработки: 7 идей, что можно добавить, и 4 идеи, что можно упростить.
Добавить
- Подсветка со стороны системы проблем в графике с пояснениями и ссылками на документацию или короткие видео: что не так и как исправить.
- Онбординг для новичков, составленный на основе идей и советов от участников конкурса.
- Формат «график-ревью», при котором старшие кассиры и продавцы могут смотреть графики друг друга и давать обратную связь.
- Возможность учёта межличностных связей между сотрудниками — например, совместные смены по желанию.
- Локализация интерфейса на языки ближнего зарубежья.
- Возможность устанавливать желаемое количество часов в неделю и фильтровать по этому критерию.
- Фильтр, который будет группировать сотрудников по часам (условно «утренние», «вечерние», «ночные»). Хочется, чтобы у сотрудников изначально были выставлены часы, в которые он хочет работать, чтобы потом по ним можно было фильтровать.
Упростить
- Многие после составления графика открывают версию для печати, чтобы проверить себя — она привычнее. Но пользоваться ей неудобно. Ищем решение, которое будет и привычным, и удобным.
- Готовим чек-листы и пошаговые подсказки для построения графика прямо в интерфейсе — чтобы было видно, какой этап уже пройден, а какой нет.
- Новости об обновлениях теряются. Планируем публиковать их прямо в интерфейсе — заметно, понятно и нескучно.
