Статьи

Как автоматизация графиков влияет на бизнес и на сотрудников? Конкурс для ВкусВилл

Эксперимент от Элли Софт и ВкусВилл: конкурс для сотрудников на лучший график показал на реальных ситуациях, как автоматизация расписания влияет на людей и на метрики бизнеса.

Автоматизация — это не только про эффективность. Это еще и про людей

Мы постоянно улучшаем наши алгоритмы, тестируем точность прогноза и человечность расписаний. Поэтому нам крайне важно видеть, как сотрудники компаний используют платформу, видеть реальные ситуации из повседневной жизни бизнеса.

«В чём забота о клиентах заключается? Решать их проблемы. Видеть их боли и как-то их снимать. Но помимо запросов от наших клиентов, о которых мы очень заботимся, у нас есть и своя внутренняя большая цель, миссия — сделать работу со сменными сотрудниками эффективной и человечной во всех компаниях.»


Александр Тимакин, CEO Элли Софт
Чтобы проверить, как графики, построенные в Элли, ощущаются сотрудниками на местах, мы предложили команде ВкусВилл провести эксперимент — исследование в формате конкурса на лучший график.
Так появился конкурс «Архитектор системы». Его главной целью было на реальных ситуациях протестировать, насколько автоматизированные графики эффективны, устойчивы к внешним событиям и при этом человечны. Мы предложили выяснить это не через сухие опросы, в которых люди часто что-то недоговаривают, а через практику и реальную нагрузку.

Про конкурс: этапы, метрики и фокус внимания

Участниками стали старшие продавцы, старшие кассиры-комплектовщики и лидеры торговых точек. Всего 272 участника. Задача участников — построить график, который одновременно будет продуктивным для бизнеса, устойчивым к форс-мажорам и комфортным для людей.
Конкурс прошел в три этапа.
1. Построение системы: участники составляют график по вводным, получают обратную связь от системы Элли.
скрин с обратной связью
2. Тест на устойчивость: в течение месяца происходят события, сотрудники вносят изменения и обосновывают их.
3. Финал: проходит очный турнир с хаотичными данными и короткой защитой: как строили, почему, что бы поменяли.
Каждый этап проверяет не только результат, но и подход. А все критерии оценивания были направлены на исследование человечности и эффективности.

Вот какие критерии для оценки мы использовали

  • Переработки и непредсказуемость — чтобы сотрудники не выгорали;
  • Соблюдение пожеланий — чтобы график был не просто «приемлемым», а был удобным и повышал удовлетворенность сотрудников;
  • Стабильность и качество корректировок — чтобы учитывать хаос, но не плодить его;
  • Уровень удовлетворенности — чтобы видеть обратную связь от команды: нравится ли людям, как с ними работают,
  • Связь с прогнозом и фактической загрузкой — чтобы опираться на данные, но не слепо следовать им;
  • Средний заработок и продуктивность — чтобы отслеживать связь с метриками бизнеса.
А в финале больше оценивались стратегические и лидерские навыки самих участников: глубина анализа, уверенность, логика, выводы. Все для оценки управленца.

Что показал конкурс:

говорят сотрудники ВкусВилл

Эффективный график повышает основные бизнес-показатели и улучшает моральное состояние людей

«Элли очень помогает работать над основными метриками даркстора. Это продуктивность, фактическая оплата труда и средний заработок сотрудников. Мы можем напрямую повлиять через графики на все эти три показателя. По среднему заработку, например, некоторые сборщики сами просят вывести поменьше людей, чтобы побольше заработать. Коллеги были удивлены, что наши сотрудники постоянно бегают. Но они пытаются побольше заработать, им наоборот нравится, когда работа есть, и график дает эту возможность.»
Арсений Ашихмин, даркстор 8877

«Нам тоже этот конкурс помог улучшить некоторые метрики. Мы снизили текучку. Потому что оказалось, что некоторые люди хотели подработок, хотели более плотный график. И узнав это, мы им, конечно, предоставили такую возможность. У нас стал более плотный график. В системе это легко сделать. И сотрудники довольны и мы за неделю поднялись на второе место в рейтинге конкурса.»
Софья, даркстор 4835

Гибкость не противоречит стабильности и росту. Она создает для них подходящую опору. Когда учтены реальные потребности, люди работают дольше, продуктивнее и с меньшим напряжением.

График отражает сплоченность коллектива и отношения в команде

«У меня два сотрудника дружат и если они в одну смену работают, то хотят работать за одним столом. Технически это мелочь, но я это учитываю, это очень ценно для межличностных отношений»
Арина, даркстор 5104

«У меня сотрудник женился, просил подмену на несколько дней. А у меня все в отпуске и еще один вариант уже подработки взял. И 4 дня меня эта ситуация мучила. Нашли выход — пришли на подмену люди с других торговых точек. Потом прихожу, у меня такая коробка киндеров стоит! Говорит, за то, что ты нас освободила!»
Арина, даркстор 5104

Эффективный и человечный график защищает от выгорания и повышает удовлетворенность

«Я всегда советую новичкам: вот к тебе приходит новый сотрудник, ты не говори ему, что либо 4/2, либо 3/3, либо 2/2. Ну, вот хочет он через день работать, или 2/1. Ну, дай ты ему эту возможность, тебе же совсем не сложно, а ему удобно будет.»
Арина, даркстор 5104

«У нас несколько человек работали 3/3 и мы думали, что они довольны. А когда мы начали говорить, чтобы заполняли в системе пожелания, оказалось, что два человека у нас было, у которых ипотеки, им нужны деньги, и они хотели 5/2 работать. Но никогда не говорили об этом. То есть они думали, что нет вариантов. Конечно, мы предоставили им график 5/2, и они еще больше стали любить свою работу.»
Софья, даркстор 4835

Система пожеланий, которая встроена в Элли, сработала не только как инструмент, но и как повод поговорить. Стало понятно, кто как хочет работать, у кого какая мотивация к работе. И график из жесткой системы, под которую надо подстраиваться, превратился в инструмент для реализации сотрудников, реализации их целей.

Инсайты команды Элли Софт

Мы наблюдали за процессом работы сотрудников с графиками, слушали их выступления в финале конкурса и дополнительно проводили личные интервью. За месяц мы собрали более 80 наблюдений и сгруппировали их в 11 основных идей для разработки: 7 идей, что можно добавить, и 4 идеи, что можно упростить.

«Мы уже 4 года работаем со ВкусВилл и технические проблемы решаются легко — их легко обнаружить и легко исправить. А проблемы человечности и эффективности расписания выявить гораздо сложнее. Уделялось меньше внимания. Нам нужны эксперты по составлению графиков. А где их взять? И мы придумали организовать конкурс для тех, кто занимается этим ежедневно — старших кассиров и продавцов. И организовать живой диалог пользователей с командой сервиса.»


Александр Тимакин, CEO Элли Софт
Добавить
  1. Подсветка со стороны системы проблем в графике с пояснениями и ссылками на документацию или короткие видео: что не так и как исправить.
  2. Онбординг для новичков, составленный на основе идей и советов от участников конкурса.
  3. Формат «график-ревью», при котором старшие кассиры и продавцы могут смотреть графики друг друга и давать обратную связь.
  4. Возможность учёта межличностных связей между сотрудниками — например, совместные смены по желанию.
  5. Локализация интерфейса на языки ближнего зарубежья.
  6. Возможность устанавливать желаемое количество часов в неделю и фильтровать по этому критерию.
  7. Фильтр, который будет группировать сотрудников по часам (условно «утренние», «вечерние», «ночные»). Хочется, чтобы у сотрудников изначально были выставлены часы, в которые он хочет работать, чтобы потом по ним можно было фильтровать.
Упростить
  1. Многие после составления графика открывают версию для печати, чтобы проверить себя — она привычнее. Но пользоваться ей неудобно. Ищем решение, которое будет и привычным, и удобным.
  2. Готовим чек-листы и пошаговые подсказки для построения графика прямо в интерфейсе — чтобы было видно, какой этап уже пройден, а какой нет.
  3. Новости об обновлениях теряются. Планируем публиковать их прямо в интерфейсе — заметно, понятно и нескучно.

Элли Софт - платформа для создания и ведения графиков, табелирования сотрудников согласно отработанным часам.

Мы помогаем создавать человечные графики и эффективные для бизнеса.